Зачем описывать бизнес-процессы?
«Быть компетентным, означает быть способным контролировать и управлять тем, что есть в окружении, и самим окружением», - философ Л. Рон Хаббард.
Бизнес-процессы. Наверное, все бизнесмены и руководители знают, что это такое. Многие компании их описывали, кто-то удачно, кто-то нет. Уверен, занимаясь процессами, хочется получить хоть какой-то результат. Иначе это не имеет смысл. Итоговый эффект от описания бизнес-процессов в огромной степени зависит от того, есть ли понимание, для чего вообще это делать.
Как можно их использовать?
Первая, очень очевидная причина, это желание повысить эффективность деятельности. Сотрудники не достигают требуемых результатов или делают это не вовремя, качество хромает, или появляются конфликты на почве того, кто за что отвечает. Хорошим решением станет детальное описание и внимательное изучение схем процессов. В результате, можно обнаружить лишние действия, ненужные документы, дублирование работы разными отделами. Иногда сотрудники будут говорить, что делают такой-то отчет, потому что так исторически сложилось, но он фактически никому не нужен и т.д. Очевидно, что можно внести изменения в эти процессы и увеличить эффективность труда.
Второй момент. Вы собираетесь значительно изменить какой-то большой процесс, в котором задействовано много людей. Например, вы хотите внедрить новый способ планирования и контроля производства, да еще и с использованием новых программ. А как это сделать? Просто собрать всех и рассказать, как теперь будем работать? Насколько это эффективно? Все ли люди одинаково всё поймут? А если кто-то что-то забудет? Такой подход может создать новые проблемы. В подобной ситуации можно описать бизнес-процессы, не забывая, что они должны работать в реальных условиях. Затем, любой человек может внимательно ознакомиться с ними и сделать это еще раз и еще раз, если появились вопросы.
Интересная история. Несколько лет назад, я описывал процессы крупной компании по продаже бытовой техники. Владельцы хотели ее продать. Потенциальные покупатели попросили достаточно подробно описать все процессы компании и вот почему… Никто не даст им гарантий, что на следующий день после покупки, ключевая команда не уволится. А ведь вместе с ними уйдет весь опыт, знания и правильный порядок работы. Это большой риск. Если такое произойдет, то компания может просто «встать», а это многомиллионные убытки. Хорошо если новые владельцы имеют опыт управления подобным бизнесом, а если нет? Что им делать в таком случае? Что же, нужно составить подробное описание того, какие есть бизнес-процессы и как их исполняют, как сотрудники взаимодействуют друг с другом. Процессы, в самом деле, важны и этот пример подчеркивает это.
Четвертый способ применения. Компания хочет запустить новое направление. Описанные процессы позволят спрогнозировать потребность в человеко-часах, материальных ресурсах, когда и сколько нужно будет нанять специалистов, количество оборудования, параметры производственных площадей и офисов. К слову, недавно, я описывал процессы деятельности нового направления, на основе чего был сформирован план запуска, структура новой компании, штатное расписание и инвестиционный бюджет.
В идеале бизнес-процессы должны работать «как часы». Под этим я имею ввиду: понятный, качественный результат на выходе, довольного потребителя (внутреннего или внешнего), правильную последовательность действий, разумные сроки исполнения, нормативный расход ресурсов и, как итог, экономическую целесообразность. Да, такие процессы нужны, такими они и должны быть.
Итак, описывайте процессы, чтобы найти и устранить ненужные или задвоенные действия, лишние отчеты. Формируйте схемы процессов, если порядок работы значительно изменится, знакомьте сотрудников с этими схемами. Описывайте процессы, чтобы продать бизнес дороже, ведь понятный и прозрачный бизнес ценится больше. И, кстати говоря, не понимая процессов, непонятно, какой нужен штат специалистов, чтобы работать с нужной эффективностью. А значит, кто-то может водить вас за нос. Не забывайте об этом.
Автор: Евгений Верухин, бизнес-архитектор