Золотые правила делового письма

На страницах газеты наша редакция регулярно рассказывает об инициативах, предложенных работниками ЛУКОЙЛ-Коми для включения в Программу обеспечения устойчивого роста (ПОУР). Проекты весьма разнообразны: наряду с модернизацией оборудования и строительством технологических объектов в списке идей есть и призванные сделать офисную «жизнь» проще. Одно из предложений касалось совершенствования навыков делового письма. «СВ» публикует правила общения, которые помогут сэкономить время и быстрее решить рабочие вопросы по e-mail. В ПАО «ЛУКОЙЛ» существует Кодекс деловой этики, который представляет собой свод правил индивидуального и коллективного поведения и регулирует основные этические аспекты отношений внутри коллективов организаций Группы «ЛУКОЙЛ» и с внешними заинтересованными сторонами: акционерами, органами власти, деловыми партнерами и конкурентами, клиентами и обществом. Соблюдение положений Кодекса является обязательным для всех членов команды ЛУКОЙЛа, это неотъемлемое условие работы каждого из нас. А переписка – наиболее распространенный вид деловой связи. К деловой переписке предъявляются более высокие, по сравнению с устной речью, требования точности, логичности, однозначности, грамотности. Умение работников вести переписку способствует созданию благоприятного впечатления о Компании в целом. ПРАВИЛО № 1. НЕ В БРОВЬ, А В ГЛАЗ Тема – как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Она должна содержать ключевые слова, по которым потом будет легко найти письмо. Тема письма должна давать понимание, что это. Задача? Форс-мажор? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса – отдельная переписка. Совет: не стоит писать в теме письма односложное «Документы» или «Срочно», возможно, у получателя таких посланий много, и ваше затеряется. ПРАВИЛО № 2. НАЗОВИ МЕНЯ ТИХО ПО ИМЕНИ Начинать письмо нужно с личного обращения. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Совет: даже если отправляете письмо лучшему другу в соседний отдел, не нужно приветствовать его: «Здорово, бро!». Не мешайте работу и личное общение, да и письмо иногда нужно переслать другому адресату. ПРАВИЛО № 3. КАК КОРАБЛЬ НАЗОВЕШЬ… Сегодня отправлять рабочее письмо без подписи – дурной тон. Коллега или партнер переписывается с большим количеством людей и не может помнить все должности, «пароли и явки». Есть еще одно преимущество подписи – если ситуация того потребует, коллега может обратиться к вам по альтернативному виду связи. Например, позвонить на мобильный или написать в мессенджер. Совет: если у вас по какой-то причине нет доступа к корпоративной почте, создайте почтовый ящик вида ivanov@mail.ru вместо supermacho или krasotkasveta. ПРАВИЛО № 4. ФАЙЛЫ ВПЕРЕД Начинайте любое письмо с прикрепления файлов. Так вы избежите ситуации, когда письмо уже отправлено, а файлы не прикрепились. И теперь нужно высылать все заново и извиняться. Старайтесь использовать общедоступные форматы файлов, не используя профессиональные программы. Перед отправкой убедитесь, что файлы нормально открываются и прикреплены к письму. Совет: называйте файлы правильно. К примеру: «Сертификат на насос», а не «1-Сbvdkifgh». То же с фотографиями: тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Кроме того, старайтесь не засорять почтовый ящик и отправлять все файлы в одном письме. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник. ПРАВИЛО № 5. КРАТКОСТЬ – СЕСТРА ТАЛАНТА Рабочее письмо – короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время – переходите сразу к главному. Совет: длинные витиеватые и трудночитаемые предложения не подходят и для писем. Поэтому вместо «Мы начали процесс рассмотрения вашей заявки» напишите «Ваша заявка рассматривается». ПРАВИЛО № 6. ТОЧНО, А НЕ СРОЧНО Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного – час, для другого – неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата. Совет: вместо «На рассмотрение срочно», пишите «Рассмотреть до 15:00».