Контроль соответствия. Грамотная организация работы — залог успеха
28
К осуществлению контроля, регламентированного частью 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ, Управление Федерального казначейства по Республике Марий Эл приступило с 1 января 2017 года. В процессе межведомственного взаимодействия с исполнительными органами государственной власти региона, органами местного самоуправления было принято решение о передаче управлению полномочий Министерства финансов Республики Марий Эл и финансовых органов муниципальных образований на осуществление контроля в сфере закупок. В максимально сжатые сроки, в целях соблюдения положений части 7 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ управление заключило соответствующие соглашения с Правительством Республики Марий Эл и 138 местными администрациями муниципальных образований. Подписан регламент информационного взаимодействия между субъектом контроля и органом контроля в отношении объектов контроля, подлежащих размещению в единой информационной системе в сфере закупок.
Необходимо отметить, что управление оказалось в числе немногих территориальных органов казначейства, осуществляющих контрольные функции по части 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ в отношении как федеральных заказчиков, так и заказчиков регионального и муниципального уровней. В настоящее время УФК взаимодействует с 1240 субъектами контроля. Наибольший удельный вес — 69% —занимают заказчики муниципальных образований, 24% — заказчики республиканского уровня, на долю федеральных заказчиков приходится около 7% (рисунок).
Разделение полномочий
Для начала необходимо было создать эффективную систему контроля, четко регламентировав все действия участвующих в соответствующих процедурах структурных подразделений управления. Функции контроля были разделены между отделом расходов, отделом ведения федеральных реестров и территориальными отделами управления.
Закрепление полномочий по контролю в отношении заказчиков федерального уровня за отделом расходов обеспечило неразрывную связь бюджетного процесса с закупочным. Ключевым фактором для возложения функций контроля на сотрудников отдела ведения федеральных реестров в отношении заказчиков регионального и муниципального уровней послужил их опыт ведения реестра государственных контрактов, заключенных от имени Российской Федерации по итогам размещения заказов. Кроме того, специалисты отдела знали и понимали принципы работы системы zakupki.gov.ru и к этому времени уже эффективно взаимодействовали со всеми заказчиками.
Трудности начального этапа
На первых этапах работы в новом функционале заказчики и контролеры столкнулись с многочисленными вопросами и проблемами. Не всегда корректно функционировали личные кабинеты в ЕИС как заказчиков, так и органов контроля. Например, в личном кабинете контролера отсутствовал автоматический контроль документов. При непосредственном осуществлении контроля возникали вопросы исполнения положений нормативных правовых актов.
В целях снятия напряженности в работе заказчиков и контролеров с первых дней в УФК создана рабочая группа по координации деятельности отделов в рамках осуществления контроля в сфере закупок для выработки рекомендаций по проблемным и неурегулированным вопросам. Разработаны памятка по осуществлению контроля, шаблоны причин отклонения документов, позволяющие снизить риски ошибок и улучшить качество проводимых контрольных мероприятий. В настоящее время активное участие в работе группы принимают не только специалисты уполномоченных отделов, но и сотрудники юридического отдела, контрольно-ревизионного отдела в финансово-бюджетной сфере, а также отдела информационных систем.
Положительные моменты
Практическая деятельность органов контроля по осуществлению полномочий по части 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ показала, что данный процесс требует постоянного совершенствования в рамках решения задачи по повышению эффективности системы контроля в целом. В качестве положительных изменений последнего времени в системе контроля закупок можно отметить следующие моменты:
• принятие поправок в Закон № 44‑ФЗ, разработка и утверждение уточняющих нормативных правовых актов Правительства РФ;
• стабилизация работы ЕИС в сфере закупок и усовершенствование технической поддержки сайта;
• разработка Федеральным казначейством методических рекомендаций по организации осуществления контроля в соответствии с частью 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ;
• автоматизация контроля документов в личном кабинете органа контроля;
• создание центров компетенции в сфере закупок для взаимодействия с заказчиками, финансовыми органами и территориальными органами Федерального казначейства;
• проведение системного анализа количественных показателей результатов осуществления контроля для своевременного принятия решений в целях минимизации отрицательного результата контроля;
• грамотно выстроенное взаимодействие органа контроля с субъектами контроля.
За трехлетний период на контроль в личный кабинет УФК по Республике Марий Эл поступило более 245,8 тысячи документов (таблица). Из них более 42,5 тысячи (17%) направлено заказчиками федерального уровня, 139,8 тысячи (57%) — регионального уровня, почти 63,5 тысячи (26%) — муниципального уровня. По результатам проведенных контрольных мероприятий орган контроля сформировал 28,9 тысячи протоколов о несоответствии контролируемой информации (отрицательный результат контроля), что в целом составляет 12% от общего количества проверенных документов.
Причины отрицательного результата
Основными причинами отрицательного результата контроля стали:
превышение объема финансового обеспечения над размером доведенных лимитов бюджетных обязательств и показателями, содержащимися в планах финансово-хозяйственной деятельности заказчиков;
отсутствие или несоответствие идентификационного кода закупки (ИКЗ) в проверяемых документах;
отсутствие или несоответствие информации, необходимой для размещения документа в ЕИС.
В связи с этим важным моментом при взаимодействии управления с заказчиками стало установление оперативной и эффективной обратной связи. Каждый субъект контроля на официальном сайте управления может получить контакты сотрудников по вопросам проведения контроля. Организована консультационная помощь в решении возникающих проблем. Необходимо отметить, что в целях сокращения количества документов, не прошедших контроль, проводится индивидуальная работа с заказчиками по разъяснению причин отклонения документов, устранению всех выявленных недостатков и недопущению повторения ошибок.
Цели, которые ставило перед собой Управление Федерального казначейства по Республике Марий Эл, полностью достигнуты. Положительный результат работы позволяет сделать вывод о том, что схема реализации полномочий по части 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ в управлении в целом выстроена правильно.
Необходимо отметить, что управление оказалось в числе немногих территориальных органов казначейства, осуществляющих контрольные функции по части 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ в отношении как федеральных заказчиков, так и заказчиков регионального и муниципального уровней. В настоящее время УФК взаимодействует с 1240 субъектами контроля. Наибольший удельный вес — 69% —занимают заказчики муниципальных образований, 24% — заказчики республиканского уровня, на долю федеральных заказчиков приходится около 7% (рисунок).
Разделение полномочий
Для начала необходимо было создать эффективную систему контроля, четко регламентировав все действия участвующих в соответствующих процедурах структурных подразделений управления. Функции контроля были разделены между отделом расходов, отделом ведения федеральных реестров и территориальными отделами управления.
Закрепление полномочий по контролю в отношении заказчиков федерального уровня за отделом расходов обеспечило неразрывную связь бюджетного процесса с закупочным. Ключевым фактором для возложения функций контроля на сотрудников отдела ведения федеральных реестров в отношении заказчиков регионального и муниципального уровней послужил их опыт ведения реестра государственных контрактов, заключенных от имени Российской Федерации по итогам размещения заказов. Кроме того, специалисты отдела знали и понимали принципы работы системы zakupki.gov.ru и к этому времени уже эффективно взаимодействовали со всеми заказчиками.
Трудности начального этапа
На первых этапах работы в новом функционале заказчики и контролеры столкнулись с многочисленными вопросами и проблемами. Не всегда корректно функционировали личные кабинеты в ЕИС как заказчиков, так и органов контроля. Например, в личном кабинете контролера отсутствовал автоматический контроль документов. При непосредственном осуществлении контроля возникали вопросы исполнения положений нормативных правовых актов.
В целях снятия напряженности в работе заказчиков и контролеров с первых дней в УФК создана рабочая группа по координации деятельности отделов в рамках осуществления контроля в сфере закупок для выработки рекомендаций по проблемным и неурегулированным вопросам. Разработаны памятка по осуществлению контроля, шаблоны причин отклонения документов, позволяющие снизить риски ошибок и улучшить качество проводимых контрольных мероприятий. В настоящее время активное участие в работе группы принимают не только специалисты уполномоченных отделов, но и сотрудники юридического отдела, контрольно-ревизионного отдела в финансово-бюджетной сфере, а также отдела информационных систем.
Положительные моменты
Практическая деятельность органов контроля по осуществлению полномочий по части 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ показала, что данный процесс требует постоянного совершенствования в рамках решения задачи по повышению эффективности системы контроля в целом. В качестве положительных изменений последнего времени в системе контроля закупок можно отметить следующие моменты:
• принятие поправок в Закон № 44‑ФЗ, разработка и утверждение уточняющих нормативных правовых актов Правительства РФ;
• стабилизация работы ЕИС в сфере закупок и усовершенствование технической поддержки сайта;
• разработка Федеральным казначейством методических рекомендаций по организации осуществления контроля в соответствии с частью 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ;
• автоматизация контроля документов в личном кабинете органа контроля;
• создание центров компетенции в сфере закупок для взаимодействия с заказчиками, финансовыми органами и территориальными органами Федерального казначейства;
• проведение системного анализа количественных показателей результатов осуществления контроля для своевременного принятия решений в целях минимизации отрицательного результата контроля;
• грамотно выстроенное взаимодействие органа контроля с субъектами контроля.
За трехлетний период на контроль в личный кабинет УФК по Республике Марий Эл поступило более 245,8 тысячи документов (таблица). Из них более 42,5 тысячи (17%) направлено заказчиками федерального уровня, 139,8 тысячи (57%) — регионального уровня, почти 63,5 тысячи (26%) — муниципального уровня. По результатам проведенных контрольных мероприятий орган контроля сформировал 28,9 тысячи протоколов о несоответствии контролируемой информации (отрицательный результат контроля), что в целом составляет 12% от общего количества проверенных документов.
Причины отрицательного результата
Основными причинами отрицательного результата контроля стали:
превышение объема финансового обеспечения над размером доведенных лимитов бюджетных обязательств и показателями, содержащимися в планах финансово-хозяйственной деятельности заказчиков;
отсутствие или несоответствие идентификационного кода закупки (ИКЗ) в проверяемых документах;
отсутствие или несоответствие информации, необходимой для размещения документа в ЕИС.
В связи с этим важным моментом при взаимодействии управления с заказчиками стало установление оперативной и эффективной обратной связи. Каждый субъект контроля на официальном сайте управления может получить контакты сотрудников по вопросам проведения контроля. Организована консультационная помощь в решении возникающих проблем. Необходимо отметить, что в целях сокращения количества документов, не прошедших контроль, проводится индивидуальная работа с заказчиками по разъяснению причин отклонения документов, устранению всех выявленных недостатков и недопущению повторения ошибок.
Цели, которые ставило перед собой Управление Федерального казначейства по Республике Марий Эл, полностью достигнуты. Положительный результат работы позволяет сделать вывод о том, что схема реализации полномочий по части 5 статьи 99 Федерального закона № 44‑ФЗ в управлении в целом выстроена правильно.