«Силовые машины» повышают эффективность бэк-офиса с помощью Task Mining от Proceset

«Силовые машины» завершили проект по оцифровке и анализу операций в Центре единого сервиса и обнаружили потенциал оптимизации до 60%. В качестве решения использовалась система активной бизнес-аналитики Proceset российского вендора Инфомаксимум.

«Силовые машины» — один из крупнейших российских производителей энергетического оборудования. Центр единого сервиса компании (внутренний ОЦО) объединяет более 160 сотрудников и является важным звеном операционной модели компании. Именно это подразделение является наиболее проблемным с точки зрения объемов нежелательных рутинных процессов.

«Когда мы познакомились с технологиями Process Mining и Task Mining, сразу увидели в них отличную возможность заглянуть глубже в процессы бэк-офиса, получить объективное понимание  работы коллег без вмешательства в их личное время и пространство и, в конечном итоге, найти потенциал повышения эффективности и сокращения трудозатрат», — комментирует Роман Соболев, директор по информационным технологиям «Силовых машин».

Для реализации проекта было выбрано решение Task Mining системы Proceset российского вендора Инфомаксимум. С помощью него были оцифрованы операции двух фокус-групп: пользователей 1С и пользователей SAP.

Внедрение Task Mining позволило детально проанализировать рабочее время сотрудников, выявить точки перегрузки и неравномерное распределение задач между отделами. Proceset также зафиксировал снижение активности в определенные отрезки дня, высокую утилизацию оперативной памяти на ряде станций и значительное количество «падений» офисных приложений. Помимо технических наблюдений, аналитика операций помогла обнаружить дублирование действий в различных системах, ручной перенос данных и избыточное использование стороннего ПО при выполнении одних и тех же задач.

В группе пользователей 1С в автоматическом режиме оцифровали 231 операцию и обнаружили потенциал оптимизации до 59%. При масштабировании эффекта на год «Силовые машины» могут получить экономию трудозатрат до 3 984 часов. В более многочисленной группе пользователей SAP оцифровали 610 операций с потенциалом оптимизации до 60%. Итоговый потенциал сокращения трудозатрат в годовом эквиваленте составил 25 517 часов.

«Мы довольны не только результатами проекта, но и сроками его реализации — весь цикл работ от сбора данных до предложения оптимизационных гипотез занял около 3 месяцев. Планируем масштабирование на другие подразделения компании: в первую очередь, в инжиниринге. Также активно изучаем возможность внедрения Цифрового сотрудника от Proceset в качестве логического продолжения проекта в Центре единого сервиса», — резюмирует Роман Соболев.

Отдельное внимание в «Силовых машинах» уделяется роли аналитики операций в программной роботизации. Связка Task Mining и RPA помогает компании исключить большое количество рутинных операций, уйти от дорогостоящих проектов по автоматизации и нивелировать нехватку HR-ресурсов.

«Наше сотрудничество с «Силовыми машинами» подтверждает, что с помощью Proceset можно выстроить прозрачную операционную модель и масштабировать технологию Task Mining на сложные производственные процессы. Этот проект показывает, как использование аналитики операций позволяет оптимизировать рутину в человекоцентричном ключе, высвободив время персонала для решения более сложных и творческих задач», — комментирует Александр Бочкин, генеральный директор Инфомаксимум.

Следующий этап — масштабирование технологии за пределы бэк-офиса. В ближайшее время планируется её применение в инженерных подразделениях и службе качества, где Task Mining поможет контролировать соблюдение нормативов и выявлять отклонения от стандартов.