Wörwag Pharma за два дня перешла на HRlink и стабилизировала процессы оформления кадровой документации

Фармацевтическая компания Wörwag Pharma за два дня сменила вендора и внедрила кадровый электронный документооборот на базе HRlink. Решение позволило автоматизировать ключевые HR-процессы, повысить их стабильность за счет доступности сервиса даже в период ограничений связи, а также минимум вдвое снизить нагрузку на HR-команду.

Wörwag Pharma — семейная фармацевтическая компания, основанная в Германии в 1971 году. В России компания работает с 1996 года и представлена во всех регионах страны. Сегодня в российском подразделении работает около 200 сотрудников.

Компания начала цифровизацию кадрового документооборота еще в 2021 году. Внутренними силами было разработано собственное решение на основе системы «1С» и почтового агента Microsoft Outlook. Таким образом часть документооборота перевели в электронный формат, однако по мере развития рынка КЭДО и роста требований к автоматизации стало очевидно, что возможностей внутренней разработки недостаточно.

В 2023 году Wörwag Pharma приняла решение перейти на решение от вендора. Однако первый опыт оказался неудачным: система не закрывала все потребности бизнеса, а техническая поддержка не справлялась с нагрузкой. Критически важные для компании процессы, включая автоматизацию оформления отпусков, так и не были реализованы в системе, что ограничивало эффективность HR-функции и сводило на нет преимущества КЭДО.

В результате в компании сформировался запрос на комплексное решение, способное охватить весь цикл кадровых процессов. По рекомендации коллег выбор был сделан в пользу HRlink, который предложил не только КЭДО, но и модуль для удаленного найма Start Link, обеспечивающий безопасную работу с персональными данными и удобный пользовательский опыт. Кроме того, у HRlink есть удобное мобильное приложение, адаптированное под использование на планшете, которым пользуются в течение рабочего дня многие сотрудники.

Одним из ключевых преимуществ платформы стала простота внедрения. Благодаря понятной базе знаний и качественной поддержке со стороны HRlink кадровый специалист смог самостоятельно настроить основные процессы и интеграцию с «1С» всего за два дня. Переход на новую систему прошел практически бесшовно для сотрудников компании.

На сегодняшний день через HRlink подписывается 98% всех кадровых документов Wörwag Pharma. Существенно повысилась стабильность работы: сервис остается доступным даже при временных ограничениях связи, что особенно важно для распределенной команды, которая работает во всех регионах страны. В отличие от предыдущего решения, документы не удаляются автоматически при пропуске сроков подписания, а сохраняются в системе, что позволяет избежать дополнительной нагрузки на HR-специалистов.

Дополнительным преимуществом стала возможность гибко управлять массовыми рассылками документов. В периоды индексации заработных плат и премирования, когда объем кадровых операций кратно возрастает, HR-команда может заранее подготовить документы и запустить их отправку в нужный момент одной кнопкой, что существенно упрощает работу при пиковых нагрузках.

Внедрение HRlink также позволило ускорить процессы найма. Для фармацевтической отрасли характерны сезонные пики подбора персонала, в частности в апреле и сентябре. Модуль Start Link позволяет быстро и безопасно получать документы от новых сотрудников и автоматически загружать их в систему, сокращая время оформления и снижая долю ручных операций. В целом по результатам внедрения объем рутинной нагрузки на HR-команду компании снизился в два раза. 

«В фармацевтической отрасли КЭДО уже стал стандартом, и его отсутствие скорее вызывает вопросы. Для нас цифровизация кадровых процессов изначально была способом упростить работу и повысить ее надежность. После перехода на HRlink мы, наконец, получили стабильный инструмент, и количество жалоб от сотрудников практически сошло на нет, в том числе благодаря отсутствию сбоев и проблем с подписанием документов», — прокомментировала Дарья Каширцева, HR BP Wörwag Pharma.

«Компании, которые уже прошли первый этап цифровизации кадровых процессов, сегодня переходят к более зрелым решениям, способным закрыть все задачи в едином контуре. Кейс Wörwag Pharma показывает, насколько важны полнота функциональности, качественная поддержка и стабильность работы при выборе КЭДО. Поскольку HRlink находится в “белых списках” Минцифры РФ, сервисом можно пользоваться даже при временных ограничениях связи во всех регионах страны. Все это напрямую влияет не только на эффективность HR, но и на пользовательский опыт сотрудников, их отношение к культуре цифровизации», — прокомментировал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

О компании:

HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) – первая в России платформа управления опытом сотрудника (Employee Experience Platform, EXP). Платформа объединяет кадровый ЭДО и корпоративные сервисы, что позволяет сотрудникам решать любые жизненные и рабочие вопросы без переключения между системами – привычным удобным цифровым способом, аналогичным получению государственных или банковских услуг. Для заказчиков HRlink предоставляет комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.