Автоматизация против бумаг: каждый пятый офисный сотрудник в Мурманской области тратит более 10 часов в неделю на согласования документов и заявок
102
Крупнейшая российская платформа онлайн-рекрутинга hh.ru провела исследование, посвященное временным затратам сотрудников на неавтоматизированные процессы. Анализ показал, сколько рабочего времени в компаниях Мурманской области уходит на согласование различных документов, заявок и запросов.
Согласно исследованию hh.ru, большинство специалистов в регионе - 60% - тратят на согласования бумаг не более 5 часов в неделю. При этом 32% из них укладываются в менее чем час, а 28% занимают процессы от одного до пяти часов. Однако 22% посвящают этим задачам от 6 до 10 часов еженедельно, еще 5% тратят по 11–20 часов, а 12% - более 20 часов в неделю.
Кроме того, если рассматривать отдельные сроки согласования единичного документа (например, договора с контрагентом), то оперативное согласование в компаниях занимает около трех дней характерно для 39% случаев. При этом для 24% сотрудников этот процесс растягивается на период от 4 дней до двух недель. 10% сталкиваются с критично долгими сроками - более двух недель.
Анализ данных о затратах времени на согласование заявок и документов по профессиональным категориям показывает различия между сферами деятельности. Наибольшую долю времени (более 20 часов) тратят специалисты в области медицины и фармацевтики (20%), маркетинга, рекламы и PR (17%), а также производства и сервисного обслуживания (16%). В то же время юристы и специалисты в сфере закупок, хотя и реже попадают в категорию «более 20 часов», демонстрируют высокую долю времени, затрачиваемого на согласование в диапазоне 11–20 часов, что также указывает на сложность и длительность процессов в этих сферах.
Специалисты по управлению персоналом по общим затратам времени на согласовательные процессы в основном тратят либо менее часа, либо от 1 до 5 часов (по 29%). Однако 19% тратят от 6 до 10 часов, а 14% - более 20 часов. Это свидетельствует о том, что в HR-сфере процессы могут быть также значительно затянутыми при согласовании значимых документов и заявок.
Для автоматизации этих процессов мурманские компании активно внедряют цифровые инструменты. Наиболее распространены системы электронного документооборота и электронные подписи - их используют 50% опрошенных. ERP-системы для управления предприятием применяют 27% специалистов, а облачными сервисами для работы с документами, такими как Яндекс 360 или МойОфис, пользуются 15%. При этом 17% респондентов отметили, что в их организации не внедрено ни одно из современных перечисленных решений, что потенциально усложняет и замедляет рабочие процессы.
«Данные наглядно показывают, что нагрузка при согласовании различных заявок и документов остается серьезным вызовом для бизнеса, - комментирует Марина Хадина, директор по развитию CRM для рекрутинга Talantix (входит в экосистему hh.ru). - Значительные временные затраты на внутренние согласования - это не только прямая потеря операционной эффективности, но и фактор, влияющий на вовлеченность и удовлетворенность сотрудников. Цифровизация, четкое распределение ответственности и оптимизация регламентов способны существенно сократить эти издержки, высвободив ресурсы сотрудников для решения других более важных задач».
Согласно исследованию hh.ru, большинство специалистов в регионе - 60% - тратят на согласования бумаг не более 5 часов в неделю. При этом 32% из них укладываются в менее чем час, а 28% занимают процессы от одного до пяти часов. Однако 22% посвящают этим задачам от 6 до 10 часов еженедельно, еще 5% тратят по 11–20 часов, а 12% - более 20 часов в неделю.
Кроме того, если рассматривать отдельные сроки согласования единичного документа (например, договора с контрагентом), то оперативное согласование в компаниях занимает около трех дней характерно для 39% случаев. При этом для 24% сотрудников этот процесс растягивается на период от 4 дней до двух недель. 10% сталкиваются с критично долгими сроками - более двух недель.
Анализ данных о затратах времени на согласование заявок и документов по профессиональным категориям показывает различия между сферами деятельности. Наибольшую долю времени (более 20 часов) тратят специалисты в области медицины и фармацевтики (20%), маркетинга, рекламы и PR (17%), а также производства и сервисного обслуживания (16%). В то же время юристы и специалисты в сфере закупок, хотя и реже попадают в категорию «более 20 часов», демонстрируют высокую долю времени, затрачиваемого на согласование в диапазоне 11–20 часов, что также указывает на сложность и длительность процессов в этих сферах.
Специалисты по управлению персоналом по общим затратам времени на согласовательные процессы в основном тратят либо менее часа, либо от 1 до 5 часов (по 29%). Однако 19% тратят от 6 до 10 часов, а 14% - более 20 часов. Это свидетельствует о том, что в HR-сфере процессы могут быть также значительно затянутыми при согласовании значимых документов и заявок.
Для автоматизации этих процессов мурманские компании активно внедряют цифровые инструменты. Наиболее распространены системы электронного документооборота и электронные подписи - их используют 50% опрошенных. ERP-системы для управления предприятием применяют 27% специалистов, а облачными сервисами для работы с документами, такими как Яндекс 360 или МойОфис, пользуются 15%. При этом 17% респондентов отметили, что в их организации не внедрено ни одно из современных перечисленных решений, что потенциально усложняет и замедляет рабочие процессы.
«Данные наглядно показывают, что нагрузка при согласовании различных заявок и документов остается серьезным вызовом для бизнеса, - комментирует Марина Хадина, директор по развитию CRM для рекрутинга Talantix (входит в экосистему hh.ru). - Значительные временные затраты на внутренние согласования - это не только прямая потеря операционной эффективности, но и фактор, влияющий на вовлеченность и удовлетворенность сотрудников. Цифровизация, четкое распределение ответственности и оптимизация регламентов способны существенно сократить эти издержки, высвободив ресурсы сотрудников для решения других более важных задач».