Цифровая трансформация госуправления: опыт Счетной палаты Самарской области
15
#477743_300_d#
Цифровизация — одно из доминирующих направлений развития государственного управления современной России. В рамках глобальной цифровизации активно идет его трансформация. Государство меняет собственный подход к работе: обновляет процессы, внедряет управление данными, устанавливает цифровые KPI для органов власти. Не осталась в стороне и Счетная палата Самарской области.
Татьяна Николаевна Яковлева, и. о. председателя Счетной палаты Самарской области
Елена Викторовна Деревякина, ведущий инспектор отдела стратегического развития и взаимодействия с контрольно-счетными органами муниципальных образований Счетной палаты Самарской области
Многие понимают под цифровой трансформацией апгрейд существующей информационной системы или локальную автоматизацию и делают акцент на технической составляющей. Однако, сделав первые шаги, мы осознали, что это не про технологии, а про людей и процессы. Поэтому цифровая трансформация — это в первую очередь переосмысление подходов к управлению организацией, изменение корпоративной культуры, перестройка рабочих процессов. И в этих изменениях цифровые технологии являются инструментом, а не основной целью. Это части мозаики, сложив которые можно получить цельную картину трансформации организации.
Мы решили для себя, что нет смысла расставлять приоритеты или очередность реализации того или иного направления. Каждый из указанных далее шагов есть самостоятельная веха. А их совокупность ведет к постепенному формированию среды, которая трансформирует наше мышление, позволяет усовершенствовать работу и в конечном счете улучшает всю систему деятельности контрольно-счетного органа.
Подготовка цифровой трансформации
Прежде чем ставить перед собой амбициозные цели по переходу на «цифру», необходимо понять, а что же организация имеет на сегодняшний день, какими ресурсами, прежде всего кадровыми, она обладает. В 2021–2022 годах мы провели исследование по оценке текущего уровня цифровой зрелости Счетной палаты Самарской области. Хочу отметить, что на сегодняшний день отсутствует универсальная методика ее оценки. Каждой организации приходится решать этот вопрос самостоятельно. При проведении исследования мы в большей степени ориентировались на опыт и материалы Счетной палаты РФ. Методика, которую мы использовали для проведения оценки своих сотрудников, адаптирована нами и может быть использована любым органом государственной власти для выявления зоны цифрового отставания и, соответственно, потенциала для роста за счет цифровизации.
Оценка цифровой зрелости в нашем исполнении — это многоуровневое системное исследование, которое включает в себя семь ключевых блоков: «Организационная культура», «Кадры», «Процессы», «Продукты», «Модели», «Данные», «Инфраструктура и инструменты».
Перед проведением непосредственно самого исследования по каждому блоку мы наработали методический материал, провели тематическое обучение сотрудников. Само исследование проходило в форме тестирования и личного собеседования, которые мы проводили своими силами.
В исследовании приняли участие все сотрудники Счетной палаты Самарской области. Оно позволило получить максимально реалистичную картину на основе множества полученных данных без субъективности и искажений. Среднее значение уровня цифровой зрелости сотрудников Счетной палаты Самарской области составило 0,66 из трех единиц. Как можно оценить полученный результат? Много это или мало? Мы считаем, что он адекватен для организации, которая, с одной стороны, активно развивается, уделяет внимание профессиональному росту своих сотрудников, с другой стороны, находится еще в начале цифровой трансформации. Результаты проведенного исследования оценки цифровой зрелости позволили сформировать системный план цифровой трансформации Счетной палаты региона, включающий в себя конкретные мероприятия по автоматизации нашей деятельности, систематизации и оптимизации процессов, внедрению компетентностного подхода в кадровой политике ведомства.
Разработка цифровых продуктов
В 2021 году мы внедрили информационную систему автоматизации деятельности Счетной палаты Самарской области. Она охватывает основные виды деятельности контрольно-счетного органа и автоматизирует такие управленческие процессы, как планирование, подготовку, сопровождение проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий (КМ и ЭАМ), формирование документов по их результатам, контроль за устранением нарушений и недостатков, выявленных в ходе КМ и ЭАМ. Также система поддерживает процедуры формирования, сбора и обработки данных в рамках внешней проверки бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств Самарской области и территориального фонда ОМС, а также контроль и мониторинг этих процессов.
В систему также вошли обработка и систематизация данных по объектам контроля в сфере закупок товаров, работ и услуг, анализ государственных закупок, а также формирование статистических и аналитических отчетов о деятельности КСО. Она интегрирована с общероссийским официальным сайтом в сфере закупок zakupki.gov.ru, порталом государственного и муниципального финансового аудита ГИС ЕСГФК и «Web-консолидацией» (централизованная система отчетности). В информационной системе предусмотрена возможность шаблонизации документов по КМ и ЭАМ, реализуется более 50 печатных форм, предусмотренных стандартами проведения КМ и ЭАМ, 18 статистических отчетов, 72 формы отчетов, используемые для сбора и консолидации бюджетной отчетности.
2021-й был для нас пилотным годом: мы внедряли и апробировали нашу информационную систему. Мы изначально решили, что в ней будут работать все сотрудники Счетной палаты. Стоит отметить, что в начале мы столкнулись с определенными трудностями. Сотрудникам нужно было в кратчайшие сроки научиться работать в системе, и это было непросто. Кроме того, возникали проблемы принятия нового уклада работы, ее перестройки. Вместе с тем, начав работать в собственной информационной системе, мы увидели, какие возможности перед нами открываются.
#477744_300#
И, естественно, мы продолжаем ее активно развивать. Например, изначально в ИС была предусмотрена жесткая процедура согласования документов в рамках КМ и ЭАМ. Совместно с разработчиком мы оптимизировали процедуры согласования, и в настоящее время инспектор может самостоятельно определять очередность и список согласующих. Возможность развития информационной системы в целом обеспечена заложенными функциональными требованиями: модульность, масштабируемость, интегрированность, открытость, гибкость.
Внедрение процессного управления
Бережливые технологии, проектное управление, управление на основе данных — основные принципы, на которых будет строиться работа госсектора в ближайшее время. Такой вектор задал Президент РФ В. В. Путин в своем программном выступлении на конференции Al Journey 2022. Понимая это, мы начали внедрение процессного управления, в рамках которого определили для себя, что будем идти от общего к частному. То есть сначала мы каталогизировали все реализуемые у нас процессы, описали их и только потом приступили к оптимизации.
Развитие нашей информационной системы существенно сказывается на всей деятельности Счетной палаты, оно позволяет оптимизировать и автоматизировать наши процессы и высвобождать время инспекторского состава для выполнения более интеллектуальной работы, сократив выполнение рутинных действий. Для старта в этом направлении мы определили процесс «Выборка информации по группам нарушений за отчетный период для включения в годовой отчет о деятельности Счетной палаты» и провели его оптимизацию с использованием элементов бережливого производства.
Целью нашей работы был перевод процесса в автоматический режим. Суть оптимизации заключалась в том, что раньше аудиторы в ручном режиме делали выборку информации в денежном эквиваленте по видам нарушений (неэффективные расходы, нецелевые расходы и так далее), по отраслям и по объектам контроля. Целью оптимизации был перевод данного процесса в автоматизированный режим. В настоящее время аудитор выбирает определенную функцию, и информационная система в автоматическом режиме формирует нужный отчет по заданным параметрам. Естественно, это только один из примеров.
Новая кадровая политика
Результаты работы организации — это результаты работы ее сотрудников. И когда мы говорим о цифровизации, без дополнительного обучения, повышения квалификации не обойтись. В Счетной палате Самарской области была создана система обучения с различными инструментами и форматами. Наши обучающие курсы — это результат собственных разработок. Конечно, в сети интернет есть готовые материалы по различным темам, но мы поставили перед собой задачу не только дать теоретические знания нашим сотрудникам, но и провести экспресс-диагностику, тренинги, в режиме дискуссии обсудить возникающие вопросы.
В начале цифровой трансформации мы самостоятельно подготовили и провели тематические лекции, в ходе которых сотрудникам были объяснены основные понятия и этапы реализации, представлены итоги проведенного исследования по оценке цифровой зрелости, а также методология процессного управления. В рамках внедрения процессного управления в Счетной палате Самарской области проводятся практические тренинги по изучению и применению инструментов оптимизации наших процессов. Сотрудники учатся определять корневые причины возникновения проблем в ходе реализации процессов и находить решения.
В рамках тематических совещаний мы регулярно рассматриваем материалы вестников Совета контрольно-счетных органов при Счетной палате РФ и бюллетеней СП РФ. Аудиторы, руководители управлений Счетной палаты Самарской области обсуждают материалы, размещенные в изданиях, останавливаясь подробно на результатах проверок, проведенных коллегами из других контрольно-счетных органов, изучают аналитические материалы и результаты различных исследований, судебных решений. Подобное обсуждение помогает выявлять лучшие практики и применять их в своей работе для повышения качества внешнего финансового контроля.
Методологическая поддержка
В общем, стартовый этап цифровой трансформации был очень насыщенным и результативным. Однако, получив определенный опыт, мы ставим перед собой амбициозную задачу на 2024 год — разработать Стратегию развития Счетной палаты Самарской области и в ее состав включить блок цифровой трансформации. В данном документе будут определены наши стратегические цели на долгосрочный период, а также механизмы реализации стратегии.
Мы открыто делимся своими наработками, опытом с профессиональным сообществом. Счетная палата Самарской области возглавляет деятельность информационно-аналитической комиссии Совета контрольно-счетных органов при Счетной палате РФ. В рамках работы комиссии мы проводим мероприятия по изучению практики региональных контрольно-счетных органов по оптимизации своей деятельности, разрабатываем конкретные предложения и рекомендации по цифровой трансформации контрольно-счетных органов. Практика Счетной палаты Самарской области представлена в сборниках комиссии «Лучшие практики использования контрольно-счетными органами субъектов Российской Федерации информационных систем для осуществления своих полномочий» и «Лучшие практики контрольно-счетных органов в рамках цифровой трансформации». Мы проводим семинары и рабочие встречи, рассказывая о ключевых моментах своей трансформации. В 2023 году Счетная палата Самарской области в рамках обмена опытом по совершенствованию информационно-аналитического обеспечения деятельности контрольно-счетных органов приняла у себя коллег из СП Республики Бурятия, КСП Омской области, СП Алтайского края и КСП Санкт-Петербурга.
Мы понимаем, что не все контрольно-счетные органы обладают достаточным прежде всего кадровым и техническим ресурсом для разработки необходимого методического материала оценки цифровой зрелости. В связи с этим мы записали цикл лекций по каждому блоку исследования оценки цифровой зрелости: «Организационная культура», «Кадры», «Процессы», «Продукты», «Модели», «Данные», «Инфраструктура и инструменты». В данное время мы последовательно монтируем наши видеолекции. В I–II кварталах 2024 года планируем разместить данный курс лекций на образовательной платформе Счетной палаты РФ и контрольно-счетных органов.
Цифровизация — одно из доминирующих направлений развития государственного управления современной России. В рамках глобальной цифровизации активно идет его трансформация. Государство меняет собственный подход к работе: обновляет процессы, внедряет управление данными, устанавливает цифровые KPI для органов власти. Не осталась в стороне и Счетная палата Самарской области.
Татьяна Николаевна Яковлева, и. о. председателя Счетной палаты Самарской области
Елена Викторовна Деревякина, ведущий инспектор отдела стратегического развития и взаимодействия с контрольно-счетными органами муниципальных образований Счетной палаты Самарской области
Многие понимают под цифровой трансформацией апгрейд существующей информационной системы или локальную автоматизацию и делают акцент на технической составляющей. Однако, сделав первые шаги, мы осознали, что это не про технологии, а про людей и процессы. Поэтому цифровая трансформация — это в первую очередь переосмысление подходов к управлению организацией, изменение корпоративной культуры, перестройка рабочих процессов. И в этих изменениях цифровые технологии являются инструментом, а не основной целью. Это части мозаики, сложив которые можно получить цельную картину трансформации организации.
Мы решили для себя, что нет смысла расставлять приоритеты или очередность реализации того или иного направления. Каждый из указанных далее шагов есть самостоятельная веха. А их совокупность ведет к постепенному формированию среды, которая трансформирует наше мышление, позволяет усовершенствовать работу и в конечном счете улучшает всю систему деятельности контрольно-счетного органа.
Подготовка цифровой трансформации
Прежде чем ставить перед собой амбициозные цели по переходу на «цифру», необходимо понять, а что же организация имеет на сегодняшний день, какими ресурсами, прежде всего кадровыми, она обладает. В 2021–2022 годах мы провели исследование по оценке текущего уровня цифровой зрелости Счетной палаты Самарской области. Хочу отметить, что на сегодняшний день отсутствует универсальная методика ее оценки. Каждой организации приходится решать этот вопрос самостоятельно. При проведении исследования мы в большей степени ориентировались на опыт и материалы Счетной палаты РФ. Методика, которую мы использовали для проведения оценки своих сотрудников, адаптирована нами и может быть использована любым органом государственной власти для выявления зоны цифрового отставания и, соответственно, потенциала для роста за счет цифровизации.
Оценка цифровой зрелости в нашем исполнении — это многоуровневое системное исследование, которое включает в себя семь ключевых блоков: «Организационная культура», «Кадры», «Процессы», «Продукты», «Модели», «Данные», «Инфраструктура и инструменты».
Перед проведением непосредственно самого исследования по каждому блоку мы наработали методический материал, провели тематическое обучение сотрудников. Само исследование проходило в форме тестирования и личного собеседования, которые мы проводили своими силами.
В исследовании приняли участие все сотрудники Счетной палаты Самарской области. Оно позволило получить максимально реалистичную картину на основе множества полученных данных без субъективности и искажений. Среднее значение уровня цифровой зрелости сотрудников Счетной палаты Самарской области составило 0,66 из трех единиц. Как можно оценить полученный результат? Много это или мало? Мы считаем, что он адекватен для организации, которая, с одной стороны, активно развивается, уделяет внимание профессиональному росту своих сотрудников, с другой стороны, находится еще в начале цифровой трансформации. Результаты проведенного исследования оценки цифровой зрелости позволили сформировать системный план цифровой трансформации Счетной палаты региона, включающий в себя конкретные мероприятия по автоматизации нашей деятельности, систематизации и оптимизации процессов, внедрению компетентностного подхода в кадровой политике ведомства.
Разработка цифровых продуктов
В 2021 году мы внедрили информационную систему автоматизации деятельности Счетной палаты Самарской области. Она охватывает основные виды деятельности контрольно-счетного органа и автоматизирует такие управленческие процессы, как планирование, подготовку, сопровождение проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий (КМ и ЭАМ), формирование документов по их результатам, контроль за устранением нарушений и недостатков, выявленных в ходе КМ и ЭАМ. Также система поддерживает процедуры формирования, сбора и обработки данных в рамках внешней проверки бюджетной отчетности главных администраторов бюджетных средств Самарской области и территориального фонда ОМС, а также контроль и мониторинг этих процессов.
В систему также вошли обработка и систематизация данных по объектам контроля в сфере закупок товаров, работ и услуг, анализ государственных закупок, а также формирование статистических и аналитических отчетов о деятельности КСО. Она интегрирована с общероссийским официальным сайтом в сфере закупок zakupki.gov.ru, порталом государственного и муниципального финансового аудита ГИС ЕСГФК и «Web-консолидацией» (централизованная система отчетности). В информационной системе предусмотрена возможность шаблонизации документов по КМ и ЭАМ, реализуется более 50 печатных форм, предусмотренных стандартами проведения КМ и ЭАМ, 18 статистических отчетов, 72 формы отчетов, используемые для сбора и консолидации бюджетной отчетности.
2021-й был для нас пилотным годом: мы внедряли и апробировали нашу информационную систему. Мы изначально решили, что в ней будут работать все сотрудники Счетной палаты. Стоит отметить, что в начале мы столкнулись с определенными трудностями. Сотрудникам нужно было в кратчайшие сроки научиться работать в системе, и это было непросто. Кроме того, возникали проблемы принятия нового уклада работы, ее перестройки. Вместе с тем, начав работать в собственной информационной системе, мы увидели, какие возможности перед нами открываются.
#477744_300#
И, естественно, мы продолжаем ее активно развивать. Например, изначально в ИС была предусмотрена жесткая процедура согласования документов в рамках КМ и ЭАМ. Совместно с разработчиком мы оптимизировали процедуры согласования, и в настоящее время инспектор может самостоятельно определять очередность и список согласующих. Возможность развития информационной системы в целом обеспечена заложенными функциональными требованиями: модульность, масштабируемость, интегрированность, открытость, гибкость.
Внедрение процессного управления
Бережливые технологии, проектное управление, управление на основе данных — основные принципы, на которых будет строиться работа госсектора в ближайшее время. Такой вектор задал Президент РФ В. В. Путин в своем программном выступлении на конференции Al Journey 2022. Понимая это, мы начали внедрение процессного управления, в рамках которого определили для себя, что будем идти от общего к частному. То есть сначала мы каталогизировали все реализуемые у нас процессы, описали их и только потом приступили к оптимизации.
Развитие нашей информационной системы существенно сказывается на всей деятельности Счетной палаты, оно позволяет оптимизировать и автоматизировать наши процессы и высвобождать время инспекторского состава для выполнения более интеллектуальной работы, сократив выполнение рутинных действий. Для старта в этом направлении мы определили процесс «Выборка информации по группам нарушений за отчетный период для включения в годовой отчет о деятельности Счетной палаты» и провели его оптимизацию с использованием элементов бережливого производства.
Целью нашей работы был перевод процесса в автоматический режим. Суть оптимизации заключалась в том, что раньше аудиторы в ручном режиме делали выборку информации в денежном эквиваленте по видам нарушений (неэффективные расходы, нецелевые расходы и так далее), по отраслям и по объектам контроля. Целью оптимизации был перевод данного процесса в автоматизированный режим. В настоящее время аудитор выбирает определенную функцию, и информационная система в автоматическом режиме формирует нужный отчет по заданным параметрам. Естественно, это только один из примеров.
Новая кадровая политика
Результаты работы организации — это результаты работы ее сотрудников. И когда мы говорим о цифровизации, без дополнительного обучения, повышения квалификации не обойтись. В Счетной палате Самарской области была создана система обучения с различными инструментами и форматами. Наши обучающие курсы — это результат собственных разработок. Конечно, в сети интернет есть готовые материалы по различным темам, но мы поставили перед собой задачу не только дать теоретические знания нашим сотрудникам, но и провести экспресс-диагностику, тренинги, в режиме дискуссии обсудить возникающие вопросы.
В начале цифровой трансформации мы самостоятельно подготовили и провели тематические лекции, в ходе которых сотрудникам были объяснены основные понятия и этапы реализации, представлены итоги проведенного исследования по оценке цифровой зрелости, а также методология процессного управления. В рамках внедрения процессного управления в Счетной палате Самарской области проводятся практические тренинги по изучению и применению инструментов оптимизации наших процессов. Сотрудники учатся определять корневые причины возникновения проблем в ходе реализации процессов и находить решения.
В рамках тематических совещаний мы регулярно рассматриваем материалы вестников Совета контрольно-счетных органов при Счетной палате РФ и бюллетеней СП РФ. Аудиторы, руководители управлений Счетной палаты Самарской области обсуждают материалы, размещенные в изданиях, останавливаясь подробно на результатах проверок, проведенных коллегами из других контрольно-счетных органов, изучают аналитические материалы и результаты различных исследований, судебных решений. Подобное обсуждение помогает выявлять лучшие практики и применять их в своей работе для повышения качества внешнего финансового контроля.
Методологическая поддержка
В общем, стартовый этап цифровой трансформации был очень насыщенным и результативным. Однако, получив определенный опыт, мы ставим перед собой амбициозную задачу на 2024 год — разработать Стратегию развития Счетной палаты Самарской области и в ее состав включить блок цифровой трансформации. В данном документе будут определены наши стратегические цели на долгосрочный период, а также механизмы реализации стратегии.
Мы открыто делимся своими наработками, опытом с профессиональным сообществом. Счетная палата Самарской области возглавляет деятельность информационно-аналитической комиссии Совета контрольно-счетных органов при Счетной палате РФ. В рамках работы комиссии мы проводим мероприятия по изучению практики региональных контрольно-счетных органов по оптимизации своей деятельности, разрабатываем конкретные предложения и рекомендации по цифровой трансформации контрольно-счетных органов. Практика Счетной палаты Самарской области представлена в сборниках комиссии «Лучшие практики использования контрольно-счетными органами субъектов Российской Федерации информационных систем для осуществления своих полномочий» и «Лучшие практики контрольно-счетных органов в рамках цифровой трансформации». Мы проводим семинары и рабочие встречи, рассказывая о ключевых моментах своей трансформации. В 2023 году Счетная палата Самарской области в рамках обмена опытом по совершенствованию информационно-аналитического обеспечения деятельности контрольно-счетных органов приняла у себя коллег из СП Республики Бурятия, КСП Омской области, СП Алтайского края и КСП Санкт-Петербурга.
Мы понимаем, что не все контрольно-счетные органы обладают достаточным прежде всего кадровым и техническим ресурсом для разработки необходимого методического материала оценки цифровой зрелости. В связи с этим мы записали цикл лекций по каждому блоку исследования оценки цифровой зрелости: «Организационная культура», «Кадры», «Процессы», «Продукты», «Модели», «Данные», «Инфраструктура и инструменты». В данное время мы последовательно монтируем наши видеолекции. В I–II кварталах 2024 года планируем разместить данный курс лекций на образовательной платформе Счетной палаты РФ и контрольно-счетных органов.