Как смоленские работодатели должны подготовиться к переходу на электронные больничные

Цифра вместо буквы. С 1 января следующего года в Смоленской области, как и в стране в целом, все листки нетрудоспособности будут оформляться только в электронном виде.

Отмечу, что электронные больничные вместо бумажных выдают в стране уже довольно давно – с 2017 года. Но пока это было только на добровольной основе. С нового года обмен данными между работодателями, медицинскими учреждениями и Фондом соцстрахования перейдет полностью в цифровой формат. Как отмечают в региональном отделении фонда, это новая система удобна для всех сторон – цифровые листки нетрудоспособности невозможно подделать или потерять, работник не должен будет нести свой больничный в отдел кадров или бухгалтерию. О том, что уже сейчас нужно предпринять работодателю, чтобы переход на новый режим оформления документов не оказался неожиданностью и стрессом, рассказала управляющая Смоленским региональным отделением Фонда социального страхования России Татьяна Алимова.

Татьяна Алимова, управляющая  ГУ "Смоленское региональное отделение Фонда социального страхования РФ":

«Конечно, заранее оповестить своих сотрудников о грядущих изменениях. Установить соответствующее программное обеспечение или адаптировать уже имеющееся для осуществления выгрузки ЭЛН из системы Фонда, заполнения его в своей части в электронном виде и отправки реестров в ФСС. ​

По нашим данным, более 80% работодателей уже опробовали такой формат работы.

Переход на ЭЛН не только неизбежен, но и удобен как предприятию, так и сотрудникам, поскольку заполнение бумажного листка вручную часто приводит к ошибкам и повторному обращению в МО для переоформления, что затягивает процесс получения работником своего пособия.

К тому же ЭЛ не может быть испорчен или потерян. Работнику в принципе не надо ничего приносить в отдел кадров или бухгалтерию работодателя. Достаточно запомнить или записать номер листка и донести эту информацию до работодателя по телефону или электронной почте. В случае, если работник потерял и не помнит номер своего ЭЛН, ему достаточно зайти либо в личный кабинет получателя услуг ФСС, либо на портал Госуслуг, при наличии подтвержденной учетной записи, или в мобильное приложение «Социальный навигатор» и посмотреть всю необходимую информацию, включая сведения о начислениях и оплате пособия.

Преимущество ЭЛН состоит также и в том, что его использование полностью исключает предоставление работниками поддельных больничных. Фонд проверяет подлинность ЭЛН на начальном этапе, и работодатель, запрашивая его у ФСС для оплаты, может быть уверен в достоверности сведений. В то время, как с бумажными до сих пор у нас возникают неприятные ситуации предъявления на оплату поддельных документов.

Ну, и, наверное, самое главное: с нового года будет применяться проактивная форма назначения пособий из средств ФСС. Как это будет работать? Фонд через Систему электронного документооборота будет оповещать работодателей о том, что его сотруднику открыт больничный лист и также впоследствии сообщать о каждом изменении статуса электронного листка нетрудоспособности (продлен, закрыт, аннулирован). Как только БЛ закрывается, работодатель получит Реестр, уже частично заполненный сведениями, имеющимися в арсенале ФСС и Пенсионного Фонда РФ для проверки и внесения недостающих сведений. После этого Реестр возвращается в ФСС на оплату».

При этом, работодателям не нужно обеспечивать сохранность информации с момента открытия электронного больничного. Вся она хранится в системе Фонда и может запрашиваться работодателями по мере необходимости.

На сегодняшний день 85 медицинских организаций по всей области выдают электронные листки нетрудоспособности. Это как государственные, так и частные лечебные учреждения.

В этом году уже оформлено более 140 тысяч электронных больничных, что составляет более половины от общего количества выданных на территории Смоленской области листков нетрудоспособности.

Чтобы быть готовыми к изменениям с 1 января, мы рекомендуем работодателям и МО уже сейчас в ноябре-декабре осуществить полный переход на оформление листков нетрудоспособности в электронном виде. Чтобы в январе не столкнуться с различного рода проблемами.

Однако у нас есть и передовики. В Смоленске самыми «цифровыми» лечебными учреждениями стали Клиническая больница Российские Железные Дороги, Клиническая больница скорой медицинской помощи, Смоленская областная клиническая больница и Поликлиники №4, №7 и №8.

Очень активно электронный больничный оформляют пациенты медицинских организаций городов Десногорск и Починок».