Компания Scloud ответила на вопросы своих читателей по «1С-ЭДО»

Компании Scloud часто задают вопросы по «1С-ЭДО». И чтобы помочь читателям разобраться в этом сервисе, команда Scloud написала отдельную статью, в которой дали ответ на самые часто задаваемые вопросы. В ней рассказывается о нюансах, которые могут быть интересны тем, кто начал и только собирается работать с ЭДО через «1С».

Кто в «1С-ЭДО» оператор?

Существует несколько десятков операторов электронного документооборота. Компания Scloud предоставляет ЭДО через организацию «Калуга.Астрал».

Со всеми ли операторами возможен роуминг?

Практически со всеми. С основными операторами роуминг автоматический. А с остальными он настраивается по приглашению к обмену электронными документами.

У нас в Scloud ещё не было случая, чтобы не получилось настроить роуминг. Мы в базе отправляем приглашение контрагенту на обмен и если «1С-ЭДО» понимает, что у него другой оператор (не «Калуга.Астрал»), то автоматически создаётся запрос на подключение роуминга.  

Что можно сказать о задержках при отправке документов?

Задержки зависят не только от «Калуга.Астрал», но и от оператора вашего контрагента. Если они и возникают, то быстро устраняются.

Какие есть ограничения на типы документов, которые поддерживает оператор в «1С-ЭДО»? 

Ограничений нет. Однако есть форматы документов, которые утвердила ФНС. Перечень следующий: 

• формат электронного путевого листа;

• формат электронного заказа и заявки;

• формат электронного договора фрахтования;

• акт сверки взаимных расчётов;

• договорный документ в электронной форме (PDF/A-3);

• универсальный передаточный документ (УПД);

• универсальный корректировочный документ (УКД);

• акт о расхождении по форме ТОРГ-2;

• товарная накладная по форме ТОРГ-12;

• акт выполненных работ/оказанных услуг;

• акт о приёмке выполненных работ;

• электронная транспортная накладная, электронная сопроводительная ведомость и электронный заказ-наряд;

• формат электронного расходного ордера на заправку воздушных судов.

Это те электронные документы, в которых может фигурировать НДС. 

Если же вам надо обменяться документами, формат которых налоговая не утвердила, то их можно отправить как произвольные (pdf, docx и т. д.).

Что делать, если контрагенты присылают на подпись неформализованные документы, которые должны быть формализованными (например, УПД, накладные и прочее)?

Рекомендуем отклонять неформализованные документы и просить контрагентов присылать стандартные. Да, неформализованные документы можно подписывать, поскольку ЭЦП используется на любых документах. Но если вы не договаривались с контрагентом обмениваться, к примеру, pdf-файлами, а партнёр использует ЭДО, то лучше сразу создавать формализованные документы. 

При переходе на ЭДО нужно с каждым контрагентом заключить соглашение?

Необходимо отправить контрагенту приглашение на обмен документами. Либо партнёр должен прислать вам приглашение. Его нужно принять, после чего можно обмениваться электронными документами. Такую процедуру надо делать с каждым контрагентом, с которым вы собираетесь совершать обмен.

Нужно ли сохранять электронные документы на каком-нибудь отдельном носителе?

Электронные документы дополнительно сохранять не нужно, они автоматически попадают в архив ЭДО после завершения обмена. Если вы хотите перестраховаться и всё-таки сохранить документы на носитель, то такая возможность в программе есть.

Если вы хотите узнать о преимуществах «1С-ЭДО» или вам нужна помощь с подключением сервиса, то обращайтесь к специалисту Scloud. Это можно сделать как по телефону, так и в онлайн-чате на нашем сайте.