Дело «о трех айфонах», или Не покупайте работникам телефоны
Общие правила
Налоговый орган всегда с подозрением относится к расходам организации на приобретение товарно-материальных ценностей для своих сотрудников. Особенно когда такие ценности являются дорогостоящими.
Основными критериями по-прежнему остаются экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов. Эти критерии установлены статьей 252 Налогового кодекса.
Товарные ценности, приобретенные для нужд компании, обычно относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В связи с этим налогоплательщику предстоит обосновать, что покупка тех или иных ценностей для компании связана с целью извлечения прибыли обществом и соответствует критериям статей 252 и 264 НК.
Расходы на обеспечение нормальных условий труда можно учесть для целей исчисления налога на прибыль (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК). Но налоговое законодательство не дает определение понятия «нормальные условия труда». Поэтому следует обратиться к нормам трудового законодательства.
Как обосновать расходы. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки (ст. 163 ТК). К таким условиям относят, в частности, условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.
Понятие условий труда установлено положениями статьи 209 ТК. Это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, которые оказывают влияние на работоспособность и здоровье работника.
Отметим, что обеспечение работников нормальными бытовыми условиями — одна из основных обязанностей работодателя (ст. 22 ТК). Помимо этого трудовое законодательство накладывает на работодателя обязанность по санитарно-бытовому и лечебно-профилактическому обслуживанию сотрудников организаций в соответствии с требованиями охраны труда.
Например, компания обязана оборудовать санитарно-бытовые помещения, места для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки и др. (ст. 223 ТК). Таким образом, под затратами на создание нормальных условий труда в основном понимают расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд работников при исполнении ими трудовых обязанностей.
Вариаций таких расходов огромное количество: от покупки бытовой техники и одежды, до спортивного инвентаря и обогревателей.
Так как четкого перечня расходов, связанных с обеспечением бытовых нужд работников, не предусмотрено в Налоговом кодексе, то в каждом таком случае плательщик должен быть готовым отстаивать свою позицию. Рассмотрим, какие аргументы помогут в таких спорах.
Как отстоять расходы:
обосновать необходимость приобретения предмета. Для этого нужно указать деловую цель покупки;
правильно оформить приобретение и принять к учету;
доказать, что этот предмет используется в деятельности компании или призван улучшить условия труда сотрудников;
не использовать предмет в личных целях.
Дорогие телефоны
В свежем налоговом споре одним из эпизодов по налогу на прибыль и НДС было приобретение обществом трех дорогостоящих смартфонов. В ходе выездной проверки компания не представила инспекции доказательств, что эти телефоны применялись в облагаемой НДС деятельности, а их покупка являлась экономически обоснованной.
Налоговый орган опросил сотрудников и выяснил, что телефонами пользовались директор, бухгалтер и учредитель фирмы в личных целях. Кроме того, организация не представила документы, подтверждающие факт передачи сотрудникам смартфонов в пользование. Такими документами могли бы стать:
договор о полной материальной ответственности работника компании;
акт приема-передачи материальных ценностей;
детализация звонков, подтверждающая использование смартфонов в производственной деятельности.
При таких обстоятельствах Арбитражный суд Волгоградской области в своем решении от 04.02.2019 № А12-38082/2018 признал доводы налогового органа обоснованными*.
Суд указал, что смартфоны «фактически не использовались в предпринимательской деятельности». Следовательно, учитывать расходы на их приобретение при исчислении налога на прибыль неправомерно.
Стоит отметить: суд не указал, что сами по себе затраты на покупку смартфонов и использование их сотрудниками являются основаниями для отказа в принятии таких расходов в целях налога на прибыль.
Смарт-часы. В другом деле налоговый орган в ходе выездной проверки не принял расходы организации на приобретение мобильного телефона, смарт-часов и чехла.
Налоговая инспекция также посчитала данные расходы экономически необоснованными, поскольку, по мнению инспекции, налогоплательщик не пояснил, как данные предметы используются в деятельности организации.
Между тем суд посчитал доводы инспекции необоснованными. Мобильный телефон, чехол на него и смарт-часы хоть напрямую и не используются в производственном процессе, но являются элементом нормальных условий труда, создать которые работодатель обязан по статье 163 ТК (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2019 № А53-20614/18)*.
Суд отметил, что у организации есть три варианта использования мобильных телефонов сотрудниками фирмы. Компания может:
купить мобильный телефон в магазине сотовой связи;
арендовать телефонный аппарат, принадлежащий сотруднику;
назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
В данном случае фирма приобрела мобильный телефон, в который сотрудник вставил личную сим-карту и использовал ее в служебных целях. Доказательств того, что данный телефон использовался исключительно в личных целях сотрудником общества, инспекцией суду не представлено.
Затраты на приобретение чехла на телефон и смарт-часов были направлены на создание благоприятного образа налогоплательщика для внешних посетителей и обеспечение нормального рабочего процесса. «Умные» часы — это устройство, которое через операционную систему Android непосредственно связано с телефоном. Носитель смарт-часов оперативно получает информацию о поступающих звонках, смс-сообщениях, которые приходят на мобильный телефон.
При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что затраты фирмы на приобретение телефона, чехла и часов носят производственный характер и экономически обоснованны.
Сим-карты. Еще одно дело связанно с передачей работникам сим-карт. В постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 22.01.2019 № Ф06-41519/2018 налоговики не признали расходы на услуги связи. Причина: отсутствуют должностные инструкции работников, подтверждающие производственный характер использования услуг сотовой связи. Фирма не представила документы о передаче сим-карт сотрудникам. Еще у нее на балансе не было сотовых телефонов, а договоры аренды личных смартфонов работников не оформлены. Кроме того, количество сим-карт превышает перечень работников, которым необходима сотовая связь.
Суд указал: отсутствие на балансе общества сотовых телефонов не может подтверждать необоснованность затрат на оплату услуг связи. Дело в том, что предметом заключенных с сотовой компанией договоров является оказание услуг сотовой связи, а не предоставление телефонных аппаратов.
Компания предоставила работникам сим-карты для получения услуг сотовой связи. А то, что эти симки использованы в личных телефонах, нарушением закона не является. Договор аренды тут вовсе не нужен, так как компания не арендовала телефоны у работников. Приказы на использование личных телефонов сотрудников тут тоже не нужны.
Тот факт, что количество сим-карт превышает число работников, не доказывает, что фирма что-то нарушила. Это может быть связано, например, с заменой сим-карт (номеров телефонов) либо изменением технических параметров аппаратов телефонной связи, в которые устанавливают сим-карту. При этом фактическое использование всех 28 сим-карт налоговым органом не установлено.
Дорогие автомобили
В постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.10.2016 № А03-22792/2015 налоговиков заинтересовала покупка обществом дорогих автомобилей марок «Порше Кайен» и «Тойота Лэнд Круизер 200». При тщательной проверке налоговики выяснили, что эти автомобили использовались директором общества и ее мужем в личных целях.
Общество не представило в материалы дела документы, подтверждающие постановку на учет приобретенных транспортных средств в качестве основного средства. Более того, инспекция выяснила, что муж директора попал в ДТП, находясь за рулем одного из этих купленных автомобилей.
Инспекция также опросила участкового отдела полиции, и тот указал, что эти два автомобиля каждый день в ночное время стояли припаркованные по месту регистрации супругов.
В данном случае налоговый орган провел обстоятельную работу и доказал неправомерность включения таких затрат в налоговую базу по налогу на прибыль и в вычеты по НДС.
Можно ли вообще обосновать покупку дорогого авто? Да. Но при условии, что автомобиль используют в интересах компании. Обоснованием для покупки может служить престиж предприятия, которое может потерять репутацию и, таким образом, клиентов и прибыль в результате использования для перевозок своих сотрудников (особенно руководства) бюджетного автотранспорта.
Налоговый орган всегда с подозрением относится к расходам организации на приобретение товарно-материальных ценностей для своих сотрудников. Особенно когда такие ценности являются дорогостоящими.
Основными критериями по-прежнему остаются экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов. Эти критерии установлены статьей 252 Налогового кодекса.
Товарные ценности, приобретенные для нужд компании, обычно относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В связи с этим налогоплательщику предстоит обосновать, что покупка тех или иных ценностей для компании связана с целью извлечения прибыли обществом и соответствует критериям статей 252 и 264 НК.
Расходы на обеспечение нормальных условий труда можно учесть для целей исчисления налога на прибыль (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК). Но налоговое законодательство не дает определение понятия «нормальные условия труда». Поэтому следует обратиться к нормам трудового законодательства.
Как обосновать расходы. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки (ст. 163 ТК). К таким условиям относят, в частности, условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.
Понятие условий труда установлено положениями статьи 209 ТК. Это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, которые оказывают влияние на работоспособность и здоровье работника.
Отметим, что обеспечение работников нормальными бытовыми условиями — одна из основных обязанностей работодателя (ст. 22 ТК). Помимо этого трудовое законодательство накладывает на работодателя обязанность по санитарно-бытовому и лечебно-профилактическому обслуживанию сотрудников организаций в соответствии с требованиями охраны труда.
Например, компания обязана оборудовать санитарно-бытовые помещения, места для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки и др. (ст. 223 ТК). Таким образом, под затратами на создание нормальных условий труда в основном понимают расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд работников при исполнении ими трудовых обязанностей.
Вариаций таких расходов огромное количество: от покупки бытовой техники и одежды, до спортивного инвентаря и обогревателей.
Так как четкого перечня расходов, связанных с обеспечением бытовых нужд работников, не предусмотрено в Налоговом кодексе, то в каждом таком случае плательщик должен быть готовым отстаивать свою позицию. Рассмотрим, какие аргументы помогут в таких спорах.
Как отстоять расходы:
обосновать необходимость приобретения предмета. Для этого нужно указать деловую цель покупки;
правильно оформить приобретение и принять к учету;
доказать, что этот предмет используется в деятельности компании или призван улучшить условия труда сотрудников;
не использовать предмет в личных целях.
Дорогие телефоны
В свежем налоговом споре одним из эпизодов по налогу на прибыль и НДС было приобретение обществом трех дорогостоящих смартфонов. В ходе выездной проверки компания не представила инспекции доказательств, что эти телефоны применялись в облагаемой НДС деятельности, а их покупка являлась экономически обоснованной.
Налоговый орган опросил сотрудников и выяснил, что телефонами пользовались директор, бухгалтер и учредитель фирмы в личных целях. Кроме того, организация не представила документы, подтверждающие факт передачи сотрудникам смартфонов в пользование. Такими документами могли бы стать:
договор о полной материальной ответственности работника компании;
акт приема-передачи материальных ценностей;
детализация звонков, подтверждающая использование смартфонов в производственной деятельности.
При таких обстоятельствах Арбитражный суд Волгоградской области в своем решении от 04.02.2019 № А12-38082/2018 признал доводы налогового органа обоснованными*.
Суд указал, что смартфоны «фактически не использовались в предпринимательской деятельности». Следовательно, учитывать расходы на их приобретение при исчислении налога на прибыль неправомерно.
Стоит отметить: суд не указал, что сами по себе затраты на покупку смартфонов и использование их сотрудниками являются основаниями для отказа в принятии таких расходов в целях налога на прибыль.
Смарт-часы. В другом деле налоговый орган в ходе выездной проверки не принял расходы организации на приобретение мобильного телефона, смарт-часов и чехла.
Налоговая инспекция также посчитала данные расходы экономически необоснованными, поскольку, по мнению инспекции, налогоплательщик не пояснил, как данные предметы используются в деятельности организации.
Между тем суд посчитал доводы инспекции необоснованными. Мобильный телефон, чехол на него и смарт-часы хоть напрямую и не используются в производственном процессе, но являются элементом нормальных условий труда, создать которые работодатель обязан по статье 163 ТК (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2019 № А53-20614/18)*.
Суд отметил, что у организации есть три варианта использования мобильных телефонов сотрудниками фирмы. Компания может:
купить мобильный телефон в магазине сотовой связи;
арендовать телефонный аппарат, принадлежащий сотруднику;
назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
В данном случае фирма приобрела мобильный телефон, в который сотрудник вставил личную сим-карту и использовал ее в служебных целях. Доказательств того, что данный телефон использовался исключительно в личных целях сотрудником общества, инспекцией суду не представлено.
Затраты на приобретение чехла на телефон и смарт-часов были направлены на создание благоприятного образа налогоплательщика для внешних посетителей и обеспечение нормального рабочего процесса. «Умные» часы — это устройство, которое через операционную систему Android непосредственно связано с телефоном. Носитель смарт-часов оперативно получает информацию о поступающих звонках, смс-сообщениях, которые приходят на мобильный телефон.
При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что затраты фирмы на приобретение телефона, чехла и часов носят производственный характер и экономически обоснованны.
Сим-карты. Еще одно дело связанно с передачей работникам сим-карт. В постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 22.01.2019 № Ф06-41519/2018 налоговики не признали расходы на услуги связи. Причина: отсутствуют должностные инструкции работников, подтверждающие производственный характер использования услуг сотовой связи. Фирма не представила документы о передаче сим-карт сотрудникам. Еще у нее на балансе не было сотовых телефонов, а договоры аренды личных смартфонов работников не оформлены. Кроме того, количество сим-карт превышает перечень работников, которым необходима сотовая связь.
Суд указал: отсутствие на балансе общества сотовых телефонов не может подтверждать необоснованность затрат на оплату услуг связи. Дело в том, что предметом заключенных с сотовой компанией договоров является оказание услуг сотовой связи, а не предоставление телефонных аппаратов.
Компания предоставила работникам сим-карты для получения услуг сотовой связи. А то, что эти симки использованы в личных телефонах, нарушением закона не является. Договор аренды тут вовсе не нужен, так как компания не арендовала телефоны у работников. Приказы на использование личных телефонов сотрудников тут тоже не нужны.
Тот факт, что количество сим-карт превышает число работников, не доказывает, что фирма что-то нарушила. Это может быть связано, например, с заменой сим-карт (номеров телефонов) либо изменением технических параметров аппаратов телефонной связи, в которые устанавливают сим-карту. При этом фактическое использование всех 28 сим-карт налоговым органом не установлено.
Дорогие автомобили
В постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.10.2016 № А03-22792/2015 налоговиков заинтересовала покупка обществом дорогих автомобилей марок «Порше Кайен» и «Тойота Лэнд Круизер 200». При тщательной проверке налоговики выяснили, что эти автомобили использовались директором общества и ее мужем в личных целях.
Общество не представило в материалы дела документы, подтверждающие постановку на учет приобретенных транспортных средств в качестве основного средства. Более того, инспекция выяснила, что муж директора попал в ДТП, находясь за рулем одного из этих купленных автомобилей.
Инспекция также опросила участкового отдела полиции, и тот указал, что эти два автомобиля каждый день в ночное время стояли припаркованные по месту регистрации супругов.
В данном случае налоговый орган провел обстоятельную работу и доказал неправомерность включения таких затрат в налоговую базу по налогу на прибыль и в вычеты по НДС.
Можно ли вообще обосновать покупку дорогого авто? Да. Но при условии, что автомобиль используют в интересах компании. Обоснованием для покупки может служить престиж предприятия, которое может потерять репутацию и, таким образом, клиентов и прибыль в результате использования для перевозок своих сотрудников (особенно руководства) бюджетного автотранспорта.