Бумажные заказные письма обходятся бизнесу дорого — можно ли на них сэкономить?

Рассказываем, как безболезненно перевести документооборот в электронный вид.

Популярность бумажных писем падает с каждым годом. Так, в 2017 г. Почта России доставила 652 млн писем, в 2018 г. – 603 млн, в 2019 г. – 540 млн, в 2020 г. – 500 млн. Переписка перетекает в цифровой формат: например, в 2021 г. клиенты получили на 120% больше электронных заказных писем, чем в 2019 г.

Для личного общения бумажные письма, за редким исключением, уже не нужны, ведь есть десятки способов написать родственникам или друзьям онлайн. Такую корреспонденцию в основном отправляют и принимают государственные органы и коммерческие компании. Каждый раз это траты: на распечатку, конверты и марки. Но их можно снизить, отправляя электронные заказные письма — с точки зрения закона, они так же юридически значимы, как и бумажные. Рассказываем, как это работает.

Электронное письмо может быть так же юридически значимо, как и бумажное?

Документ, содержащийся в электронном письме, подписывается или усиленной квалифицированной электронной подписью, или простой электронной подписью ЕСИА (Единой системы идентификации и аутентификации). По российским законам, это приравнивает его по значимости к бумажному. Такие письма принимают и в судах. Более того, сами суды тоже их отправляют.

Сколько можно сэкономить, отказавшись от бумажных заказных писем?

Каждое электронное заказное письмо обойдётся на 15 рублей дешевле обычного.

Подключить электронные заказные письма — это сложно?

Нет. Понадобится подтверждённая учётная запись на Госуслугах — авторизуйтесь с ней на сайте Почты, добавьте все физические адреса, на которые вам могут приходить бумажная корреспонденция. Укажите адрес электронной почты и номер телефона, на которые будут приходить уведомления о новых письмах и сохраните настройки.

Я подключил(а) услугу, но письма в мой адрес всё равно приходят на бумаге — почему?

Так бывает в трёх случаях:

• В личном кабинете вы указали свой физический адрес с ошибкой или не сделали этого вовсе

• У отправителя не подключена услуга электронных заказных писем

• Отправитель некорректно указал ваш адрес или ФИО

Безопасно ли пересылать документы в электронном виде?

Да. Электронные заказные письма идут по безопасным каналам, вся информация остаётся конфиденциальной.

Что делать, если мне понадобится предъявить оригинал письма — например, в суде?

После отправки электронное письмо и данные о нём (ФИО получателя-физлица или наименование организации и адрес) сохраняются в системе Почты России. Письма хранятся на защищённых серверах. Отправитель или адресат могут предоставить доступ к электронному оригиналу письма третьим лица с помощью функции «Поделиться» — способ можно использовать и в суде.

Как быть с отчётностью?

Квитанции и список принятых отправлений за любой период можно найти в личном кабинете.

А если мне нужно разослать много писем сразу?

Это не проблема. Вы можете направить письмо с одинаковым содержимым по нескольким адресам. Каждый адресат получит только свой экземпляр, а про другие не узнает. Лимит — до 30 получателей одного письма.

Сервис справляется с большими нагрузками — это показывают примеры компаний, которые уже им пользуются. В частности, с 2020 года «Альфа-Страхование» отправляет все заказные письма в электронном виде. Также к сервису подключаются и государственные органы — например, все региональные управления ГИБДД отправляют онлайн заказные письма с сообщениями о штрафах.

Как я узнаю, что адресат получил моё письмо?

Почта России позволяет бесплатно выгрузить данные о вручении (или возврате) заказного письма, подписанные квалифицированной электронной подписью. А если требуется скан расписки в получении письма – можно подключить электронное уведомление о вручении. Это цифровой аналог бумажного уведомления.

Узнать больше об услуге электронных заказных писем вы можете на сайте Почты России.

https://vc.ru/pochta/584879-bumazhnye-zakaznye-pisma-obhodyatsya-biznesu-dorogo-mozhno-li-na-nih-sekonomit