На Сахалине автоматизировали работу общежития Восточной горнорудной компании

Международный IT-интегратор «Первый Бит» автоматизировал учёт номерного фонда для проживания в общежитии сотрудников Восточной горнорудной компании на Сахалине с помощью БИТ.Общежитие. Оно представляет собой полнофункциональное решение для автоматизации учета проживания в общежитии.

ООО «Восточная горнорудная компания» – один из крупнейших российских производителей и экспортеров бурого угля в страны Азиатско-Тихоокеанского региона на Сахалине. Работа для сотрудников на предприятии носит вахтовый метод работы в силу специфики работы, поэтому ООО «ВГК» создала дочернее предприятие – ООО «ВГК Сервис», занимающееся расселением сотрудников, приехавших на вахту.

У предприятия имеется свой собственный жилищный фонд, в котором идет распределение по номерам в зависимости от многих факторов: срока проживания, категории жильца, комплектации номера и др.

Ранее вся работа по учету жильцов велась компанией в таблицах MS Excel, что приводило к ряду проблем: отсутствию чёткой связи между файлами и данными в них, невозможность получения оперативной информации, ошибки из-за человеческого фактора, отсутствию истории перемещения сотрудника в рамках общежития и другое.

Поэтому ООО «ВГК Сервис» принял решение о приобретении программы, которая позволит автоматизировать и сделать прозрачными бизнес-процессы в организации.

Клиент самостоятельно изучил рынок программных продуктов и их функционал. Было принято решение в пользу БИТ.Общежитие 2.0 и его разработчике – компании «Первый Бит».

Перед хабаровским офисом компании «Первый Бит» были поставлены задачи по автоматизации процесса заселения, выселения и переселения в общежитиях, снижению трудозатрат на оформление проживающих, оперативному получению актуальных сведений о жильцах, быстрому и унифицированному документальному оформлению договоров с проживающими.

Говоря об этапах работы, менеджер по работе с клиентами офиса Первого Бита в Хабаровске, Екатерина Руденко рассказала, что работа состояла из нескольких этапов, начиная с демонстрации возможностей решения БИТ.Общежитие с описанием всех имеющихся функций программы, заканчивая обучением ключевых пользователей работе с новой системой.

«Под каждое имеющееся в распоряжении компании жилое здание была сформирована индивидуальная гибкая схема номерного фонда с указанием всех характеристик каждого помещения: площадь, количество комнат, этаж и т.д., а также указаны нежилые помещения и разграничены права доступа в системе», – отметила Екатерина Руденко.

В результате выполненного проекта клиент получил полнофункциональное решение, БИТ.Общежитие, для автоматизации учета проживания сотрудников.

«Формирование актуальной информации о наличии свободных мест, количестве проживающих, материальном обеспечении номеров и других показателей теперь происходит автоматически. В результате проекта мы получили полный контроль за движением в рамках общежития проживающих лиц, простое формирование договоров на проживание прямо из системы и формирование всей необходимой отчётности в разных разрезах», – рассказал представитель Восточной горнорудной компании, Кирилл Шельпяков.