Коммуникационное агентство Didenok Team на 25% оптимизировало затраты на кадровое администрирование за счет HRlink

Коммуникационное агентство Didenok Team внедрило кадровый ЭДО с помощью сервиса HRlink. Автоматизация позволила существенно снизить нагрузку на кадровую функцию и упростила процессы подготовки и подписания документов в компании.

Didenok Team — коммуникационное агентство полного цикла, которое сочетает глубокую экспертизу в инфлюенс-маркетинге с мастерством создания 360° кампаний. Агентство представляет интересы более 60 блогеров и артистов, среди которых Катя Адушкина, Антон Шастун, Никита Нагорный, Дима Журавлев, Маш Милаш, Яна Чурикова, Даня Крастер и другие. 

Штат Агентства насчитывает 130 сотрудников, которые работают в офисном формате. За кадровое делопроизводство отвечал один специалист, но часть задач по подготовке документов была передана подрядчику на аутсорс: в среднем кадровый документооборот компании составляет около 3 тысяч документов в год или 250–300 документов ежемесячно. С ростом компании нагрузка на кадрового специалиста увеличивалась, что стало предпосылкой для оптимизации процессов и автоматизации в HR.

При выборе поставщика КЭДО в компании фокусировались на эффективности и стоимости решения — оценивался экономический и бизнес-эффект, который даст внедрение новой платформы. Также важными критериями стали простота и доступность системы для сотрудников, уровень клиентского сервиса и качество взаимодействия с командой вендора. По итогам исследования рынка, агентство остановилось на сервисе HRlink – решение отвечало поставленным требованиям, а также могло быть быстро внедрено в уже существующий цифровой контур компании благодаря наличию необходимых интеграций, в том числе с 1С.

Переход на КЭДО занял около полутора месяцев. За это время компания подключила всех сотрудников к системе и провела необходимое обучение. С помощью HRlink Didenok Team перевело в электронный формат ключевые кадровые процессы, включая оформление отпусков, работу с расчетными листками, а также взаимодействие с сотрудниками, оформленными по договорам ГПХ. Сегодня через HRlink проходит 95% всей кадровой документации компании.

В результате внедрения HRlink Didenok Team удалось повысить эффективность кадровых процессов, снизить операционную нагрузку на кадрового специалиста и создать более удобную цифровую среду для сотрудников, которые теперь могут в пару кликов посмотреть статусы заявлений и найти расчетные листки в любое время. Кроме того, переход на КЭДО позволил отказаться от части услуг аутсорсингового подрядчика за счет автоматизации рутинных операций: ускорились процессы подготовки и подписания документов, ведения архива и коммуникации с сотрудниками. Таким образом, удалось оптимизировать около 25% расходов на HR-администрирование.

«Мы довольны результатами внедрения HRlink в наши кадровые процессы. Переход прошел без привлечения IT-специалистов — я самостоятельно настроила систему, опираясь на понятные инструкции. Несмотря на высокий уровень цифровой грамотности сотрудников, мы ожидали возможное сопротивление новому в процессах, но в итоге команда быстро адаптировалась. Особенно удобно стало согласовывать отпуска удаленно. В целом коммуникация стала проще: вместо множества сообщений в мессенджерах можно уведомить о необходимости подписать нужную форму всю команду одной кнопкой», — прокомментировала менеджер по кадровому администрированию коммуникационного агентства Didenok Team Софья Володина.

«Для компаний с небольшой HR-командой важно снижать операционную нагрузку без усложнения процессов. С HRlink внедрение проходит максимально просто и прозрачно для пользователей. Мы видим, что даже при высокой цифровой зрелости сотрудников важно предлагать интуитивно понятные решения, которые действительно экономят время и ресурсы бизнеса», — прокомментировал Данила Морогин, генеральный директор HRlink.

HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) — лидер на рынке кадрового ЭДО. Флагманское решение вендора — платформа, которая позволяет компаниям перейти на безбумажное кадровое делопроизводство и автоматизировать полный жизненный цикл сотрудников, включая удаленный найм и пребординг. Вокруг основного продукта разработчик выстраивает комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.