Меньше волокиты, больше порядка: как островная столица внедряет «бережливые технологии»
Первыми направлениями модернизации в МУП ЖЭУ-10 Южно-Сахалинска выбрали ключевые для любой управляющей организации процессы: уборку придомовой территории в зимний период, обработку заявок жильцов диспетчерской службой, входящей и исходящей документации, взыскание дебиторской задолженности с населения.
«По завершении обучения «бережливым технологиям», проведенного администрацией Южно-Сахалинска, нами был определен ряд проблемных направлений, составлены «карты процессов». Это позволило визуализировать и сформировать единое понимание основных шагов каждого процесса, его границ, потерь и дублирующих функций. Мы составили карты текущих и целевых состояний», — рассказала о погружении предприятия в «бережливое производство» куратор проектов в ЖЭУ-10 Ольга Лылина.
На последнем совещании проектного комитета при администрации Южно-Сахалинска, на которых проходит защита проектов «бережливого производства» предприятий города, было успешно представлено еще две инициативы ЖЭУ-10. Одна из них касается оптимизации мониторинга технического состояния детских площадок. Основные проблемы, обозначенные для этого процесса: затраты времени на составление дефектной ведомости, отсутствие технической возможности составления акта на месте осмотра, ошибки при описании неисправности в «ручном режиме», значительное отклонение от плана осмотра в связи с затратами времени на составление акта осмотра и дефектной ведомости. В среднем на «дефектовку» одной детской площадки уходило порядка 90 минут.
Оптимизировать ситуацию в ЖЭУ-10 решили при помощи разработки электронной формы дефектной ведомости и акта осмотра с возможностью автоматической передачи сметчику и интеграции документов в единую базу. В итоге уменьшились затраты времени на проезд в офис для заполнения документов, а также исключен шаг с ручным переносом данных из одного документа в другой. Сейчас мониторинг одной детской площадки занимает не более 50 минут вместе с оформлением документов (сокращение на 40 минут). «В дальнейшем сделанные наработки могут быть применены на других направлениях деятельности УК для экономии времени, бюджетных средств, а также для повышения качества предоставляемых населению услуг, — отметил куратор проектного офиса по направлению «бережливых технологий» в администрации Южно-Сахалинска, управляющий делами Вячеслав Кожухов. — У Южно-Сахалинска есть весомые достижения в этом направлении. Проект «Подготовка к цифровой трансформации муниципалитета» был признан одним из лучших на профильном конкурсе «Проектный Олимп». Сотрудники администрации регулярно проходят обучение «бережливым технологиям», участвуют в крупнейших форумах, где перенимают успешный опыт других регионов. Наша задача — держать эту высокую планку».
Еще один прорыв в привычной работе УК в ЖЭУ-10 решили совершить на самом «больном» и трудозатратном процессе приема документов для предоставления услуги по снятию и постановке на регистрационный учет. Очереди в паспортном столе в этом ЖЭУ теперь в прошлом. Если раньше оформить документы на прописку у жителя занимало более 80 минут, то сейчас время сокращено вдвое. Заполнение бланков вручную зачастую сопровождается множеством ошибок, переписыванием, не говоря уже о потраченных нервах. Сегодня жильцы, прикрепленные к этой УК, могут воспользоваться специальной формой для электронного заполнения и автоматической отправки паспортисту после сохранения. Частичное автозаполнение бланков в паспортном столе существенно ускоряет процесс.
Сегодня коллеги из других районов Сахалинской области изучают опыт применения «бережливых технологий» ЖЭУ-10 с целью тиражирования в своих УК.